(Linee Guida Segnalazioni D.Lgs. 10/3/2023, n. 24)

[Release n. 001 del 1/12/2023]

INDICE

1. INTRODUZIONE – OGGETTO – DEFINIZIONI
2. PRESENTAZIONE DELLA DENUNCIA – COMITATO DI WHISTLEBLOWING
3. APERTURA DEL CASO
   1. VALUTAZIONE PRELIMINARE
   2.  INDAGINI
   3. DECISIONE E FOLLOW-UP
4. LEGAL PRIVILEGE,
5. SITUAZIONI DI CONFLITTO DI INTERESSE
6. PROTEZIONE DEI WHISTLEBLOWER
7. PROTEZIONE DELLA PARTE DENUNCIATA
8. RISERVATEZZA – ANONIMITÀ
9. DISPONIBILITÀ DI QUESTA POLITICA E ADDESTRAMENTO IN MERITO
10. APPLICAZIONE DI QUESTA POLITICA DA PARTE DI ALTRE SOCIETÀ DELLA SOCIETÀ NAM SPA
11. TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
12. ARCHIVIAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE

ALLEGATO 1 – DEFINIZIONI
ALLEGATO 2 – COME EFFETTUARE LE SEGNALAZIONI TRAMITE I CANALI DEDICATI
ALLEGATO 3 – DIRETTIVE PER LE INDAGINI

1. INTRODUZIONE – OGGETTO – DEFINIZIONI

La Società NAM SPA si impegna a mantenere gli standard più elevati in termini di condotta, integrità e comportamento etico, come sintetizzati nel Codice Etico ed in altre policy della Società NAM SPA. Questa linea guida in materia di segnalazioni (“Policy Whistleblowing”) ha l’obiettivo – in conformità agli adempimenti dettati dal D.Lgs. 10/3/2023, n. 24 – di promuovere e rafforzare tali standard e, stabilendo le norme da applicare nell’ambito della Società NAM SPA in caso di segnalazione di Violazioni (“Segnalazioni”) che, a titolo di esempio, potrebbero riferirsi a:

1. a) violazioni della disciplina nazionale con riferimento ai reati presupposto di cui al Decreto 231/2001;
2. b) violazioni dei Modelli Organizzativi e Gestione previsti nel Decreto 231/2001;
3. c) illeciti commessi in violazione della normativa UE e di tutte le disposizioni nazionali che ne danno attuazione, tra i quali segnatamente gli illeciti relativi ai seguenti settori: contratti pubblici, servizi prodotti e mercati finanziari, prevenzione del riciclaggio, del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi. Atti od omissioni riguardanti il mercato interno, che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali, comprese le violazioni delle norme dell’UE in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, di imposta sulle imprese e i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle imprese. Atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni dell’Unione Europea nei settori indicati ai punti precedenti.

La presente Policy si applica a tutte le Segnalazioni.

Tutti i termini che iniziano con lettera maiuscola, se non definiti nel corpo di questa Policy, avranno il significato loro assegnato nell’Allegato 1 (Definizioni).

2. PRESENTAZIONE DELLA DENUNCIA – COMITATO DI WHISTLEBLOWING

La Società NAM SPA incoraggia i Whistleblower a presentare Segnalazioni fatte in buona fede basate su fatti di cui vengono a conoscenza.

A sostegno delle indagini e per favorire una risposta adeguata, le Segnalazioni dovrebbero includere:

1. a) la descrizione precisa dei fatti (inclusi date e luogo);
2. b) le persone coinvolte nella Violazione nonché quelle che possono fornire informazioni;
3. c) la documentazione di supporto.

E’ fortemente raccomandato di presentare le Segnalazioni attraverso il canale dedicato https://grupponam.sic-wb.it, che consente le seguenti opzioni di riporto:

1. a) Anonima: il Whistleblower rimane totalmente anonimo;
2. b) Riservata: il Whistleblower rimane anonimo nell’ambito della Società NAM SPA, ma fornisce i dettagli al fornitore del servizio https://grupponam.sic-wb.it;
3. c) Aperta: il Whistleblower fornisce tutti i dettagli e consente al fornitore del servizio https://grupponam.sic-wb.it di divulgarli.

La Società NAM SPA incoraggia le Segnalazioni aperte o riservate presentate attraverso il canale dedicato https://grupponam.sic-wb.it, in quanto:

(i) queste facilitano la relativa gestione del caso e le successive comunicazioni con i Whistleblower e

(ii) in base a questa Policy, i Whistleblower sono totalmente protetti.

Tuttavia, secondo previsto in questa Policy, la Società NAM SPA prenderà in considerazione anche le Segnalazioni presentate attraverso altri canali, diversi dal canale dedicato https://grupponam.sic-wb.it  ,e indipendentemente dal fatto che siano:

1. a) Anonime: quando l’identità del Whistleblower non è né indicata né altrimenti identificabile in modo univoco;
2. b) Riservate: quando il Whistleblower è noto o riconoscibile, ma la Segnalazione non viene fatta pubblicamente;
3. c) Aperte: quando la Segnalazione viene fatta mediante strumenti pubblici o pubblicamente accessibili.

I canali di segnalazione alternativi al canale informatico https://grupponam.sic-wb.it sono:

• il canale scritto analogico
• il canale orale

Le cui modalità di utilizzo sono illustrate nell’Allegato 2

COSTITUZIONE DEL COMITATO GESTORE DELLE SEGNALAZIONI

La gestione delle Segnalazioni è affidata ad un Comitato interno così costituito:

– dall’Amministratore Delegato della Società NAM SPA (CEO),

– dal Direttore Generale della Società NAM SPA (CFO),

I membri del Comitato di Whistleblowing riceveranno contemporaneamente le Segnalazioni inviate tramite il canale dedicato https://grupponam.sic-wb.it, ovvero tramite gli altri canali di segnalazione ammessi.

Tutte le Segnalazioni ricevute da chiunque tramite canali diversi dal canale dedicato https://grupponam.sic-wb.it devono essere tempestivamente inoltrate ai membri del Comitato di Whistleblowing, incluse le Segnalazioni eventualmente inviate all’indirizzo e-mail dell’Organismo di Vigilanza in base a quanto previsto dal Modello 231.

L’Allegato 2 –contiene le informazioni su come contattare e utilizzare il canale dedicato https://grupponam.sic-wb.it e gli altri canali di segnalazione disponibili.

3. APERTURA DEL CASO

Alla ricezione di una Segnalazione, il Direttore prepara un riassunto della denuncia (“Rapporto”), che dovrà essere inviato al Comitato di Whistleblowing e al Presidente (Chairman).

Se la Segnalazione si riferisce a organizzazioni locali, il Rapporto deve essere inoltrato anche alle organizzazioni locali in base al seguente articolo 10 (Inquirente locale, legale locale, responsabile HR locale).

La presentazione di questo Rapporto rappresenta l’apertura formale del caso.

Se il Comitato di Whistleblowing stabilisce che un Rapporto è relativo anche al Modello 231, il Rapporto verrà inoltrato all’Organismo di Vigilanza che, in tal caso:

1. a) può svolgere un’indagine parallela per le finalità del Modello 231; e
2. b) sarà tenuto informato dal Direttore delle attività svolte in base a questa Policy.

Il Comitato di Whistleblowing assicurerà comunque le seguenti attività:

• dare avviso al Segnalante del ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data del suo ricevimento, salvo esplicita richiesta contraria della persona segnalante;
• dare riscontro al Segnalante entro 3 mesi o, se ricorrono giustificate e motivate ragioni, 6 mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione esterna;
• comunicare al Segnalante l’esito finale della segnalazione.

3.1 VALUTAZIONE PRELIMINARE

In base al Rapporto e a qualunque altro elemento aggiuntivo fornito dal Direttore, il Comitato di Whistleblowing (d’ora in avanti chiamato anche “Inquirente”), svolge una verifica preliminare coinvolgendo eventuali altre funzioni, dipendenti, consulenti esterni e chi altro necessario.

Dopo questa verifica iniziale, l’Inquirente può decidere:

(i) di chiudere i casi non sufficientemente supportati da prove, manifestamente infondati o relativi a comportamenti o fatti non rilevanti in relazione a questa Policy; o

(ii) aprire la fase di indagine di cui alla successiva sezione 3.2.

L’ Inquirente valuta anche chi altri deve essere informato e gli eventuali requisiti per gestire le informazioni in termini di divulgazione interna/esterna dei dettagli.

Ai fini di questa Policy, il Direttore opera come segretario dell’Inquirente ed è responsabile della completezza, integrità e archiviazione del dossier del caso.

3.2 INDAGINI

Le indagini vengono svolte per conto dell’Inquirente dal Direttore in conformità delle direttive riportate nell’Allegato 3 (Direttive sulle indagini). Tutti i dipendenti hanno l’obbligo di collaborare fornendo tutte le informazioni e i documenti richiesti.

Durante tutta la fase di indagine, il Direttore tiene informato l’Inquirente come necessario.

Quando la fase di indagine è terminata, il Direttore informa l’Inquirente, che fornisce la valutazione finale sul caso o chiede al Direttore di svolgere ulteriori indagini.

L’Organismo di Vigilanza viene informato come necessario.

3.3 DECISIONE E FOLLOW-UP

In base alla valutazione finale da parte dell’Inquirente, il Direttore crea una relazione finale contenente i risultati delle indagini, la decisione finale e il Piano di Azione con le misure correttive ritenute necessarie per risolvere eventuali criticità riscontrate.

L’Organismo di Vigilanza verrà informato dei casi rilevanti per i fini del Modello 231 e potrà integrare il Piano di Azione con le misure correttive ritenute necessarie.

4. LEGAL PRIVILEGE

Il Legal Privilege è il diritto che tutela tutte le comunicazioni fra un consulente legale professionale ed il/la proprio/a cliente dalla loro divulgazione in assenza del permesso del/la cliente.

Può essere invocato o potrebbe essere necessario garantirlo in certe indagini. Se una Segnalazione riguarda uno o più eventi soggetti al Legal Privilege o questo viene invocato in qualunque modo, il Direttore dovrà agire in stretto coordinamento con il Direttore degli Affari Legali e Societari della Società NAM SPA (General Counsel & BD Officer) per evitare una violazione involontaria del privilegio e per stabilire delle opportune precauzioni nella gestione del caso.

5. SITUAZIONI DI CONFLITTO DI INTERESSE

La Policy garantisce che la gestione della Segnalazione venga affidata in via esclusiva a soggetti che non si trovano in situazioni di conflitto di interesse. Pertanto:

1. a) se la Segnalazione si riferisce a uno o più membri del Comitato di Whistleblowing, i membri di tale Comitato in situazioni di conflitto non prenderanno parte alla gestione del caso e quelli che non lo sono individueranno altri soggetti per ripristinare l’integrità del Comitato;
2. b) se la Segnalazione si riferisce al Direttore, il Direttore degli Affari Legali e Societari del Gruppo (General Counsel & BD Officer) agirà in sostituzione del Direttore in base a questa Policy;
3. c) se la Segnalazione si riferisce al Direttore degli Affari Legali e Societari della Società NAM SPA , il Comitato di Whistleblowing deve assicurare adeguato supporto legale per la gestione del caso;
4. d) se la Segnalazione o la situazione di conflitto di interesse riguarda tutti i membri del Comitato di Whistleblowing, la Segnalazione deve essere indirizzata al Presidente (Chairman), il quale poi deciderà come gestire il caso.

I precedenti punti da (a) a (d) si applicheranno anche nel caso in cui si verifichi un conflitto di interesse in una fase successiva, con la sostituzione delle persone coinvolte nei rispettivi ruoli.

Tutte le situazioni di conflitto di interesse devono essere dichiarate senza esitazioni e riportate nel dossier del caso.

6. PROTEZIONE DEI WHISTLEBLOWER

La Società NAM SPA garantisce la protezione dei Whistleblower, sia in termini di riservatezza che di divieto assoluto di ogni tipo di ritorsione nei loro confronti. A tal fine, la Società NAM SPA assicura la riservatezza del contenuto delle Segnalazioni e dell’identità dei Whistleblower in tutto il processo di gestione del caso da parte di tutte le persone coinvolte per qualunque motivo, entro i limiti in cui le leggi applicabili tutelino l’anonimità e la riservatezza.

7. PROTEZIONE DELLA PARTE DENUNCIATA

La Società NAM SPA garantisce alla Parte Segnalata il diritto di essere informata (entro un ragionevole arco di tempo) sulle accuse e su eventuali provvedimenti disciplinari nei suoi confronti, nonché il diritto alla difesa.

Non appena emergono elementi obiettivi che suggeriscono che la Segnalazione è infondata o è stata presentata in malafede o con grave negligenza, l’Inquirente deve fare in modo di valutare l’applicazione di eventuali sanzioni disciplinari nei confronti del Whistleblower.

8. RISERVATEZZA – ANONIMITÀ

La tutela della riservatezza sia del Whistleblower che della Parte Segnalata sono destinate a proteggerlo/a da molestie, ritorsioni o discriminazioni. A tal fine, sono previste le seguenti misure:

1. a) se disponibili, i dati personali possono essere divulgati al Comitato di Whistleblowing, all’Organismo di Vigilanza e al Direttore. L’ulteriore divulgazione è consentita soltanto se è necessaria, come deciso dall’ Inquirente con motivazione scritta;
2. b) utilizzo del canale dedicato https://grupponam.sic-wb.itcome modalità preferenziale per presentare le Segnalazioni;
3. c) viene scoraggiato l’utilizzo dei documenti cartacei;
4. d) in tutte le fasi della gestione del caso, i dati personali devono essere tenuti rigorosamente riservati (per esempio sostituendo i nomi con dei codici numerici); e
5. e) chiunque sia a conoscenza di casi di inosservanza della riservatezza deve riferirne all’Inquirente.

L’inosservanza degli obblighi di riservatezza può comportare responsabilità disciplinari, salve le eventuali ulteriori responsabilità previste dalla legge.

Anche l’anonimità viene tutelata: la Società NAM SPA non cercherà mai di svelare l’anonimità.

9. DISPONIBILITÀ DI QUESTA POLITICA E ADDESTRAMENTO IN MERITO

Il Responsabile delle Risorse Umane (Head HR) e il Direttore degli Affari Legali e Societari della Società NAM SPA (General Counsel & BD Officer) garantiscono la disponibilità, la comunicazione e la formazione relative a questa Policy.

Questa Policy verrà pubblicata sul sito sull’Intranet della Società NAM SPA.

11. Trattamento dei dati personali

Il Trattamento dei dati personali nell’ambito delle Segnalazioni avverrà ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 relativo alla protezione dei dati personali delle persone fisiche (GDPR), nonché di eventuali altre leggi e/o regolamenti applicabili nei limiti di quanto compatibile con il GDPR stesso e della specifica informativa consultabile sulla Piattaforma Digitale o sul sito aziendale all’indirizzo https://www.grupponam.it/ che si intende integralmente richiamata nel presente documento.

Nell’ambito della gestione delle Segnalazioni saranno trattati sia dati personali del Segnalante, laddove la Segnalazione sia nominativa, sia dati personali del soggetto segnalato, quali nome, cognome, posizione ricoperta, etc. che dati personali di eventuali terzi soggetti, nonché ogni ulteriore informazione raccolta nel contesto delle indagini che sia necessaria e adeguata ad accertare e verificare la fondatezza o meno della Segnalazione.

Gli interessati potranno esercitare, qualora previsto dalle applicabili disposizioni di legge e salvo le limitazioni di cui all’art. 2-undecies del D.lgs. 196/2003, i diritti previsti dal GDPR inviando una comunicazione per posta elettronica all’indirizzo di seguito indicato: ODV@grupponam.it

12. ARCHIVIAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE

Tutte le Segnalazioni, indipendentemente dalla modalità di ricezione, sono archiviate a cura del Ricevente in uno specifico archivio elettronico che costituisce il database riepilogativo dei dati essenziali delle Segnalazioni e della loro gestione ed assicura, altresì, l’archiviazione di tutta la documentazione allegata, nonché di quella prodotta o acquisita nel corso delle attività di analisi.

Le Segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della Segnalazione e, comunque, non oltre cinque anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura di Segnalazione.

ALLEGATO 1 – DEFINIZIONI

Piano di Azione: documento programmatico contenente tutte le attività, nonché le responsabilità dell’esecuzione e delle tempistiche relative al piano correttivo conseguente ad un caso gestito in base a questa Policy.

Codice Etico: il Codice Etico della Società NAM SPA pubblicato sul sito https://www.grupponam.it/

Dipendenti: (i) persone con un contratto di lavoro subordinato con la Società NAM SPA (la definizione comprende amministratori e manager); (ii) personale in missione; (iii) altri collaboratori della Società NAM SPA, indipendentemente dalla forma contrattuale e dalle leggi applicabili.

Modello 231: è il modello organizzativo previsto dal Decreto Legislativo n° 231 dell’8 giugno 2001 contenente le “Norme sulla responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni, anche prive di personalità giuridica, in base all’Articolo 11 della Legge n° 300 del 29 settembre 2000”.

Segnalazione: ogni denuncia di possibili Violazioni.

Whistleblower: Persona che invia una Segnalazione di Violazione, inclusi tutti i Dipendenti, i membri dei comitati aziendali e i terzi che presentano una Segnalazione.

Parte Segnalata: Persona direttamente o indirettamente identificata in una Segnalazione come responsabile o corresponsabile di una Violazione.

Organismo di Vigilanza: Organo aziendale nominato in base al Decreto Legislativo n° 231 dell’8 giugno 2001 che opera in veste di Organo addetto alle Indagini nei casi di Violazioni del Modello 231.

Violazioni: comportamenti, azioni od omissioni tentate o commesse fra quelle indicate nella sezione 1.

Comitato di Whistleblowing: è il comitato definito nella sezione 2.

ALLEGATO 2 – COME EFFETTUARE LE SEGNALAZIONI TRAMITE I CANALI DEDICATI

UTILIZZO DEL CANALE INFORMATICO https://grupponam.sic-wb.it

Per le segnalazioni tramite il canale informatico è necessario accedere al sito aziendale e andare nella sezione dedicata al whistleblowing cliccando sul link dedicato riportato sopra e inserendo i dati della segnalazione

UTILIZZO DEL CANALE ANALOGICO SCRITTO

Con riferimento alla modalità scritta analogica la Segnalazione dovrà essere inserita in due buste chiuse, includendo, nella prima, i dati identificativi del Segnalante, unitamente a un documento di identità; nella seconda, l’oggetto della Segnalazione; entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una terza busta riportando, all’esterno, la dicitura “Riservata al gestore delle Segnalazioni Whistleblowing”, trasmessa all’indirizzo: NAM SPA STRADA GRAGNANA 17/M 29121 PIACENZA

UTILIZZO DEL CANALE ORALE

Le Segnalazione comunicate in forma orale dovranno avvenire utilizzando il numero telefonico dedicato /messaggeria vocale 011.01214, ovvero, su richiesta del segnalante, attraverso un incontro diretto con il Gestore della Segnalazione, che deve essere richiesto utilizzando il medesimo recapito telefonico.

ALLEGATO 3 – DIRETTIVE PER LE INDAGINI

1. Principi fondamentali

Tutte le indagini devono essere gestite in conformità dei seguenti principi:

1. a) Osservanza: le indagini possono rivelare informazioni o prove di un’azione illecita. Il Direttore degli Affari Legali e Societari della Società NAM SPA in veste di membro del Comitato di Whistleblowing, ha il compito di verificare gli aspetti legali, fornendo una consulenza generale di tipo legale e di compliance sulle questioni rilevanti e indicando se vi è un obbligo di informazione alle autorità locali. Ad alcune autorità potrebbe dover esser data informativa immediata ovvero entro termini prefissati (per esempio, autorità che si occupano di incidenti sul lavoro, organi di controllo dei titoli). Laddove esistano protocolli di contatto stabiliti con le autorità, questi dovranno essere rispettati puntualmente.
2. b) Riservatezza: tutti i soggetti coinvolti nella valutazione del caso e nelle indagini devono mantenere la riservatezza delle informazioni ricevute/discusse, se non diversamente previsto dalla legge e, per quanto ciò sia legalmente possibile, il Direttore degli Affari Legali e Societari della Società NAM SPA deve essere informato prima della divulgazione. La riservatezza del piano delle indagini e delle informazioni ottenute o sviluppate grazie alle indagini deve essere mantenuta per:
3. proteggere tutte le parti;
4. rispettare i requisiti regolatori;

• consentire dichiarazioni oneste e sincere;

1. d)conservare le prove e tutelare l’integrità del processo.
2. c) Privacy: spesso le indagini sono, per necessità, invasive. L’Inquirente deve garantire l’adozione di misure opportune per la raccolta, l’utilizzo, la divulgazione e la conservazione di informazioni personali e assicurare che le esigenze dell’indagine siano bilanciate con quella della tutela della privacy. È importante rispettare tutte le leggi e le policy applicabili alla tutela della privacy tenendone conto dall’inizio di un’indagine e prima che dei documenti vengano raccolti da o forniti a terzi.

2. Valutazione preliminare

La valutazione preliminare di un caso dovrebbe prendere in considerazione i seguenti aspetti:

1. a) Quale negligenza professionale, azione od omissione specifica sono stati denunciati o presunti?
2. b) Chi ne è la fonte?
3. c) La fonte è un Dipendente o una figura esterna alla società?
4. d) Le Parti Segnalate coinvolte lavorano effettivamente per la società o sono a essa affiliate?
5. e) In quale divisione e a che livello sono coinvolte le Parte Segnalate?
6. f) L’accusa sembra essere plausibile e legittima?
7. g) Quali sono i fatti iniziali?
8. h) Ci sono delle discrepanze?
9. i) Esistono delle circostanze attenuanti?
10. j) Quali prove esistono che suggeriscono che la violazione si sia verificata o no?
11. k) Si tratta di una possibile violazione del Codice Etico? Se sì, di quale parte del Codice Etico?
12. l) Si tratta di una possibile violazione legale, civile o penale? Se sì, quale norma?
13. m) Si tratta di una possibile violazione di una specifica policy o procedura? Se sì, di quale policy o procedura?
14. n) Di che gravità sembra essere la possibile violazione?
15. o) Quali altre informazioni sono necessarie per scoprire quanto è successo?

3. Fase di Indagine

L’indagine ha lo scopo di determinare i fatti rilevanti. Non di “provare” un caso. La gestione delle conseguenti azioni correttive o disciplinari costituisce una parte separata del processo una volta accertati i fatti.

Le indagini devono essere condotte in modo professionale da persone dotate della necessaria preparazione, inclusa una certa esperienza tecnica (di produzione, fabbricazione, distribuzione, finanza, ecc.) nella misura in cui tali aspetti siano importanti per l’indagine. Esistono delle circostanze nelle quali le indagini devono essere condotte da società esterne (come nel caso di possibili conflitti di interesse, necessità di ulteriori risorse o competenze, eccetera). Tuttavia, si verificano con maggiore frequenza casi nei quali le indagini saranno condotte interamente o principalmente da personale interno.

3.1 Individuazione del team investigativo

Nelle indagini di più ampio respiro, o in indagini particolarmente importanti o urgenti, spesso sarà preferibile o necessario servirsi di un fornitore esterno. È importante scegliere un fornitore esterno dotato sia di risorse che di esperienza per condurre un’indagine credibile e per completare l’indagine in tempi rapidi.

Il Direttore degli Affari Legali e Societari della Società NAM SPA (General Counsel & BD Officer) è responsabile della formalizzazione del relativo contratto di servizio, assicurando l’inserimento delle necessarie clausole di riservatezza e/o di protezione dei dati.

3.2 Raccolta delle informazioni

Prima di indagare sulla Segnalazione, il Direttore deve raccogliere gli elementi di base, qualora fossero disponibili. In ogni caso, deve essere debitamente applicato il principio della minimizzazione dei dati: devono essere elaborate soltanto informazioni personali idonee, rilevanti e necessarie per il caso specifico.

3.3 Interrogatori

Dopo la raccolta delle informazioni preliminari, il Direttore/ Inquirente procede ad ascoltare tutte le parti rilevanti, assicurandosi di fornire le informazioni necessarie su come saranno trattati i dati personali raccolti: a tale scopo, bisogna consultare un legale. Le parti sottoposte all’intervista dovrebbero includere il Whistleblower (se noto), la Parte Segnalata e altri testimoni o persone sospettate o persone che potrebbero conoscere i fatti denunciati.

In preparazione delle indagini, vanno valutate le seguenti azioni preliminari:

– pianificare – preparare un calendario di lavoro e stabilire l’ordine nel quale condurre le interviste;

– informare – informare delle accuse i membri del consiglio di amministrazione, l’alta direzione e i Dipendenti solo se strettamente necessario;

– consultare un legale – consultare il Direttore Generale degli Affari Legali e Societari del Gruppo, il rappresentante dell’ufficio legale locale o il consulente legale esterno (approvato dal legale interno);

– raccogliere prove – le procedure di accesso alle, e il controllo delle, prove possono essere soggetti ad altri requisiti normativi variabili in base alla giurisdizione. Il Direttore e l’Inquirente devono fare delle ricerche su tali norme prima di agire nella giurisdizione. Le prove fisiche dovrebbero essere raccolte, protette, conservate, valutate e registrate in maniera sistematica per determinare essenzialmente come e perché si sia verificato l’evento;

– interviste, se possibile, preparare uno schema di domande da rivolgere ai possibili testimoni. Nella preparazione delle domande, l’indagine dovrà essere progettata per formulare le domande in modo da minimizzare o eliminare la necessità di rivelare, implicitamente o esplicitamente, la fonte dei fatti sottostanti alle domande. Il Direttore/Inquirente organizzerà tutti gli incontri necessari con gli eventuali testimoni che potrebbero conoscere in prima persona le circostanze riguardanti la presunta Violazione.

Secondo la migliore prassi, a ogni interrogatorio dovrebbero essere presenti due investigatori;

– archiviare le prove – conservare e controllare le prove è essenziale per la completezza e la credibilità delle indagini. La sicurezza e la custodia delle prove sono necessarie per impedirne la modifica o la perdita e per stabilire l’attendibilità di tutte le prove raccolte. In ogni caso, le informazioni personali non devono essere conservate per periodi di tempo superiori a quanto necessario in considerazione delle finalità per le quali sono state raccolte.

3.4 Reporting

Una volta completate le indagini, i fatti dovrebbero essere verbalizzati, in generale in un rapporto scritto. A seconda dei destinatari del rapporto sulle indagini, nel rapporto stesso potrebbero non essere riportati l’individuazione delle persone interrogate e i documenti di supporto.

I rapporti investigativi normalmente hanno una distribuzione limitata a causa delle informazioni sensibili in essi contenute.

Link per accesso: https://grupponam.sic-wb.it